KEP adresi nedir?
KEP adresi yani kayıtlı elektronik posta adresi, Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü PTT tarafından geliştirilmiş olan bir e-posta sistemidir. KEP sistemi de tıpkı bildiğimiz e-posta sistemi gibi çalışır. Ancak KEP adresi üzerinden alınan ve gönderilen e-postalar uluslararası standartlar çerçevesinde kaydedilip saklandığı için resmi belge niteliği taşırlar. E-posta sisteminin resmi hali demek mümkün.
KEP adresi ne işe yarar, ne için kullanılır?
Şöyle düşünelim, sıradan bir vatandaş olarak bir kamu kurumuna ya da tüzel kişiye bir e-posta gönderiyorsunuz. Bir zaman sonra bu e-postayı göndermediğiniz ya da yanlış gönderdiğiniz iddiasıyla bir sorun yaşadınız. Gönderdiğiniz e-postayı silmiş bile olabilirsiniz ama diyelim silmediniz ve kanıt olarak sundunuz. Bu kanıt resmi olarak kabul edilmeyebilir çünkü üzerinde oynanma yapılıp yapılmadığının anlaşılması epey zordur.
İşte bu noktada devreye kayıtlı elektronik posta sistemi giriyor. Aynı sorunu yaşadığınızı ama bu sefer e-postayı KEP adresiniz üzerinden gönderdiğinizi düşünelim. Silinme gibi bir durum yok çünkü gönderilen e-posta KEP sunucularında saklanıyor. PTT tarafından uluslararası standartlara uygun olarak saklandığı için de resmi bir hukuki belge niteliği taşıyor. İşte bu kadar basit.
KEP adresi nasıl alınır?
Buradaki bağlantı üzerinden ulaşabileceğiniz PTT KEP online internet sayfasında karşınıza üç farklı kayıt seçeneği çıkacak. KEP Ön Başvuru, KEP Online Kayıt ve Kapalı KEP Hesabının Açılması. Daha önce bir KEP adresi aldıysanız ve daha sonra kullanmadığınız için kapattıysanız Kapalı KEP Hesabının Açılması seçeneği üzerinden adresi yeniden aktif hale getirebilirsiniz.
KEP Ön Başvuru seçeneği genel olarak en sık kullanılan alandır çünkü yalnızca istenilen bilgileri girersiniz ve daha sonra gerekli belgeleri alarak en yakın PTT şubesine gidip KEP adresinizi alırsınız. KEP Ön Başvuru seçeneğinde isim bilgisi, adres bilgisi, iletişim bilgisi ve benzeri bilgileri girerek KEP adresinizi belirliyorsunuz. Ancak bunun yalnızca bir ön başvuru olduğunu unutmayın.
KEP adresi almak için ikinci seçenek olan KEP Online Kayıt için mobil imza ya da elektronik imza kullanmanız gerekiyor. Yani ön başvuruda PTT şubesine giderek yaptığınız onay işlemini bu sayfada mobil ya da elektronik imza ile yapıyorsunuz. KEP Online Kayıt işlemi kesin bir başvurudur bu nedenle dikkatli olmalısınız. Gerekli ödemeleri yaptıktan sonra aldığınız KEP adresini hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.
Bu noktada hangi başvuru seçeneğini tercih edeceğiniz size kalmış. Ancak KEP Online Kayıt için mobil imza ya da elektronik imza gerektiğini düşünürsek bu dijital imza türlerinden birine sahip değilseniz bu seçeneği eleyebilirsiniz. KEP Ön Başvuru seçeneği ilk günden beri kullanımda ve sorunsuz çalışıyor. Bu nedenle bu seçenek üzerinden ön başvuru yaparak daha sonra gerekli belgelerle en yakın PTT şubesine de gidebilirsiniz.
KEP adresi için hangi belgeler gerekli?
Online başvuru yaptıysanız herhangi bir belge gerekmiyor ancak yalnızca ön başvuru yaptıysanız KEP adresi almak için bazı belgeler paylaşmalısınız. Ön başvuru sonrası KEP adresi alacak kişiye göre değişen belgeleri toplayarak en yakın PTT şubesine gitmeniz gerekiyor. Detaylarını buradaki bağlantı üzerinden öğrenebileceğiniz KEP adresi için gerekli belgelerden bazıları şu şekilde;
- Gerçek kişiler için;
- KEP adresi ön başvuru formu
- Üzerinde TC kimlik numarası ve fotoğraf olan kimlik kartı, ehliyet ya da pasaport
- Tüzel kişiler için;
- KEP adresi ön başvuru formu
- Tüzel kişinin ticaret sicil tasdiknamesinin aslı
- Noter onaylı imza sirküleri çıktısı
- Başvuru yapana ait üzerinde TC kimlik numarası ve fotoğraf olan kimlik kartı, ehliyet ya da pasaport
- Başvuru vekil tarafından yapılıyorsa tüzel kişi yetkilendirme belgesi
- Kamu kurumları için;
- KEP adresi ön başvuru formu
- Başvuru yapana ait üzerinde TC kimlik numarası ve fotoğraf olan kimlik kartı, ehliyet ya da pasaport
- Kurum üst düzey yetkilisi tarafından imzalanmış resmî yazı
KEP adresi örnekleri:
- gerçekkişiadısoyadı@kurumadı.hs03.kep.tr
- gerçekkişiadısoyadı.1234@kurumadı.hs03.kep.tr
- tüzelkişiadı@kurumadı.hs03.kep.tr
- kurumçalışanı@kurumadı.hs03.kep.tr
- kurumçalışanı.1234@kurumadı.hs03.kep.tr
Resmi e-posta alım ve gönderim işlemlerinde kullanacağınız KEP adresiniz genel olarak bu şekilde oluşturulacaktır. KEP adresiniz üzerinden aldığınız ve gönderdiğiniz tüm e-postalar resmi belge niteliği taşıyacağı için KEP adresinde de kişinin, tüzel kişinin ya da kurumun tam adının kullanılması öneriliyor. Farklı isim ve adres durumlarında belgenin geçerliliği bile şüpheye düşebilir.
KEP adresini kimler kullanmak zorunda?
Sıradan vatandaşlardan hiçbirinin KEP adresi kullanma zorunluluğu yoktur. Dijital olarak olmasa da bu tür belge paylaşımlarını resmi bir hukuki delil olarak kullanmak için pek çok farklı yöntem vardır. Ancak anonim şirketlerin, limited şirketlerin ve diğer şirketlerin Elektronik Tebligat Yönetmeliği kapsamında dijital paylaşımlarını KEP adresi üzerinden yapmaları zorunludur.
KEP adresine nasıl girilir?
Buradaki bağlantı üzerinden PTT KEP giriş sayfasını açtıktan sonra KEP adresinize SMS ile, elektronik imza ile, mobil imza ile ya da e-Devlet üzerinden giriş yapabilirsiniz. KEP adresinize giriş yaptıktan sonra e-posta gönderebilir, gelen e-postalarınızı görebilir ve geçmiş tarihli kayıtlı e-postalarınızı görüntüleyebilirsiniz.
Tüm e-postalarınızın resmi birer hukuki belge niteliği taşımasını sağlayan KEP adresi ne demek, ne işe yarar, nasıl alınır gibi merak edilen soruları yanıtladık ve konu hakkında bilmeniz gereken detaylardan bahsettik. PTT resmi internet sitesi üzerinden KEP sistemi hakkında çok daha detaylı bilgi sahibi olabilirsiniz.